Fusion Manage – Kundenbeispiel: Wenn Standard-Workflow-Benachrichtigungen nicht ausreichen

Nützliche, nicht nur automatische Fusion Manage Workflow-E-Mails

Eine Workflow-Benachrichtigung ist nützlich, wenn sie jemanden darüber informiert, dass sich etwas geändert hat. Sie ist weniger nützlich, wenn der Empfänger den Datensatz noch öffnen, die Details lesen und herausfinden muss, was die Änderung für seine nächste Aktion bedeutet.

In Fusion Manage decken die Standard-Lebenszyklus-Benachrichtigungen den Warnteil bereits gut ab. Sie können den Besitzer oder die für den nächsten Schritt verantwortlichen Benutzer informieren, wenn ein Übergang stattfindet. Aber in realen Workflows erfordert eine Genehmigung, Ablehnung oder Übergabe oft mehr als eine Benachrichtigung. Es bedarf der richtigen Nachricht, des richtigen Kontexts und der richtigen Empfängergruppe für diesen speziellen Übergang.

Kundenanforderung: Wenn eine Benachrichtigung allein nicht ausreicht

Fusion Manage kann bei Lebenszyklusübergängen E-Mails versenden und den Eigentümer oder die Benutzer benachrichtigen, die die nächste Aktion durchführen können. Dies funktioniert gut, wenn die E-Mail nur mitteilen soll, dass sich der Status geändert hat und der Datensatz auf Aufmerksamkeit wartet.

In diesem Kundenfall ging die Anforderung jedoch noch weiter. Verschiedene Übergänge mussten verschiedene Gruppen benachrichtigen, und jede E-Mail musste einen anderen Inhalt haben. Die Nachricht sollte nicht einfach nur mitteilen, dass etwas passiert ist. Sie sollte bereits erklären, warum die E-Mail gesendet wurde und was der Empfänger als nächstes tun sollte.

Wenn zum Beispiel ein Antrag genehmigt wird, benötigt der Einkauf eine E-Mail mit spezifischen Daten und klaren Anweisungen. Wenn dieselbe Anfrage abgelehnt wird, benötigt der Absender möglicherweise eine andere Nachricht mit anderen Informationen und einem anderen nächsten Schritt. Beide E-Mails stammen aus demselben Datensatz, aber sie unterstützen unterschiedliche Entscheidungen.

Dies ist der Punkt, an dem sich Standard-Workflow-Benachrichtigungen zu eng anfühlen. Sie sind als Warnmeldungen nützlich, aber sie sind nicht für eine umfassendere, aktionsspezifische Kommunikation gedacht.

Es gab noch eine weitere Anforderung. Der E-Mail-Wortlaut musste innerhalb von Fusion Manage editierbar bleiben, da die Prozessverantwortlichen häufig Anweisungen anpassen, Details klären oder die Nachricht für einen bestimmten Übergang verfeinern müssen. Wenn jede kleine Änderung des Wortlauts von der Entwicklung abhängt, wird die Kommunikation schwieriger zu pflegen als der Workflow selbst.

Implementierte Lösung: Verwandlung der Workflow-E-Mail in eine Prozessnachricht

Die implementierte Lösung verwendet die Änderung des Workflow-Status als Auslöser, eine erweiterte Druckansicht als bearbeitbaren E-Mail-Inhalt und ein kleines Skript, um beides mit dem tatsächlichen Übergang zu verbinden.

Wenn der Datensatz eine bestimmte Zustandsänderung durchläuft, lädt das Skript die richtige Druckansicht, füllt die Werte aus, die nur zur Laufzeit existieren, löst die Empfänger auf und sendet eine E-Mail, die der Situation entspricht.

Die erweiterte Druckansicht wird zur bearbeitbaren Inhaltsebene. Fusion Manage unterscheidet zwischen einfachen und erweiterten Druckansichten, wobei die erweiterte Option die bessere Wahl ist, wenn Layout, benutzerdefinierter Text und eine pflegbare Struktur erforderlich sind. In diesem Fall wird die Druckansicht als E-Mail-Vorlage verwendet, so dass Administratoren die Möglichkeit haben, den Wortlaut zu pflegen, ohne das Skript zu verändern.

Innerhalb der Vorlage können Standard-Elementfelder mit benutzerdefinierten Platzhaltern kombiniert werden. Die Druckansicht gibt die Elementwerte direkt wieder, während die Platzhalter die Positionen markieren, an denen das Skript später übergangsspezifische Informationen einfügt. Wenn die Zustandsänderung eintritt, ersetzt das Script diese Platzhalter und sendet die endgültige E-Mail an die richtigen Empfänger.

Die Zustandsänderung gibt den Zeitpunkt vor. Die erweiterte Druckansicht liefert die editierbare Nachricht. Das Script sorgt dafür, dass sich die E-Mail entsprechend dem Workflow-Kontext verhält.

Was dies ermöglicht

Die E-Mail wird nützlicher, weil der Empfänger einen Kontext erhält, bevor er den Datensatz öffnet. Anstatt eine allgemeine Meldung zu sehen und dann nach dem Grund dafür zu suchen, versteht er bereits, was passiert ist, warum es wichtig ist und welche Maßnahmen erwartet werden.

Auch der Kunde kann die Kommunikation leichter aufrechterhalten. Administratoren können die Anweisungen anpassen, den Wortlaut verfeinern oder die Nachricht für einen bestimmten Übergang anpassen, ohne das Skript jedes Mal zu ändern.

Der Ansatz bietet auch mehr Kontrolle über die Empfänger. Standard-Workflow-Benachrichtigungen sind absichtlich einfach gehalten, während mit diesem Muster je nach Übergang unterschiedliche E-Mails an verschiedene Gruppen gesendet werden können.

Was es nicht löst

Dieser Ansatz erfordert immer noch Skripting. Die Logik ist klein und wartbar, aber es handelt sich nicht um eine rein konfigurationsbasierte Lösung. Sie ersetzt auch nicht die Standard-Workflow-Benachrichtigungen von Fusion Manage, wenn eine einfache Warnung ausreicht.

Sie ist dann nützlich, wenn die E-Mail mehr tun muss, als einen Übergang anzukündigen. Wenn verschiedene Workflow-Schritte unterschiedliche Empfänger, unterschiedliche Nachrichten und genügend Kontext benötigen, um die nächste Aktion zu leiten, kann die Kombination einer Zustandsänderungsaktion, einer erweiterten Druckansicht und eines Skripts die Fusion Manage-Kommunikation viel praktischer machen.