Mejores Prácticas de Vault, Innovación y transformación
¿Ha tenido alguna vez la necesidad de seleccionar un conjunto de elementos o archivos en Vault y exportar rápidamente esa selección a un informe o a una hoja de cálculo Excel con la que pueda trabajar realmente?
No como parte de un proceso predefinido o un informe programado, sino para responder a una pregunta concreta ahora mismo. Para revisar los datos, comentarlos con otras personas, añadir notas, compararlos con un estado anterior o pasarlos para que otra persona pueda seguir trabajando con ellos.
Hay varias maneras de lograr esto en Vault. En este artículo, analizaremos un enfoque concreto: llevar datos seleccionados de Vault a Excel para la elaboración de informes situacionales bajo demanda.
Dos intentos de elaboración de informes, un Vault
Antes de examinar la solución en sí, conviene separar dos tipos de informes que suelen coexistir en los entornos de Vault.
Los informes corporativos estáticos están diseñados para establecer una visión compartida y repetible de los datos:
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Se estructuran siempre de la misma manera.
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A menudo se generan automáticamente, activados por cambios en el ciclo de vida, programas o acciones explícitas.
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Sirven como referencia, prueba o resultado oficial.
Dado que el objetivo es la estabilidad y la coherencia, estos informes suelen crearse con un motor de generación de informes estable, como los informes basados en SQL de Vault, utilizando plantillas RDLC. Adaptarlos o ampliarlos suele requerir conocimientos técnicos y herramientas específicas. Esto es aceptable y a menudo deseable para los informes que deben permanecer sin cambios durante largos períodos de tiempo.
Los informes dinámicos a petición tienen una finalidad distinta:
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Se crean cuando surge una pregunta concreta.
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Los genera manualmente la persona que necesita la respuesta.
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Permiten la comparación, el debate y la toma de decisiones a corto plazo.
En este caso, la flexibilidad es más importante que las normas estrictas. Utilizar un archivo Excel como plantilla suele ser suficiente y mucho más rápido cuando hay que adaptar la estructura a la situación o el propósito. Ajustar las columnas, el diseño o los datos incluidos no requiere conocimientos de autoría de informes y puede hacerlo directamente el personal que los utiliza.
El caso que se describe a continuación pertenece claramente a esta segunda categoría.
La situación
Necesita una instantánea limpia de los datos actuales de Vault para apoyar una conversación, coordinar los próximos pasos con otras personas o, simplemente, compartir una lista para que otra persona pueda seguir procesándola.
Esto podría significar seleccionar un conjunto de elementos, una lista de archivos o un conjunto con sus elementos secundarios y crear una exportación con la que realmente se pueda trabajar. Un documento en el que se puedan añadir notas, aclarar dudas o preparar decisiones, y que se pueda pasar a un colega sin más explicaciones.
La exportación no tiene por qué ser muy formal, pero sí lo suficientemente estructurada como para que pueda utilizarse. Debe basarse en una plantilla, y lo ideal sería que hubiera diferentes plantillas para distintas situaciones. Igualmente importante es que sea fácil crear nuevas plantillas cuando surjan nuevas necesidades sin tener que recurrir cada vez a un administrador.
El uso posterior exacto puede variar. Puede servir para discusiones de ingeniería, aclaraciones con compras o producción, o alineación con otros sistemas. La pauta es siempre la misma. El informe se utiliza como un artefacto de trabajo más que como un registro formal.
¿Necesita una forma más rápida de exportar los datos de Vault a Excel?
En una revisión de diseño, alguien pide una lista de piezas con revisiones. Vault tiene los datos, pero la discusión necesita un simple documento Excel.
La solución
Dado que el informe se crea sobre la marcha y lo utiliza directamente el usuario de Vault, la solución fue ampliar el cliente de Vault con una acción de menú personalizada.
El flujo de trabajo es intencionadamente sencillo:
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El usuario selecciona los datos relevantes en Vault.
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Se activa un elemento de menú personalizado
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Se pregunta al usuario qué plantilla de Excel desea utilizar
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Los datos seleccionados se escriben en la plantilla y se abren inmediatamente en Excel.
Desde el punto de vista del usuario, no hay que aprender a elaborar informes. Parece una extensión natural del trabajo en Vault.
Plantillas gestionadas de forma centralizada
Todas las plantillas de Excel se almacenan de forma centralizada en Vault, en una carpeta específica. Cuando el usuario activa la exportación, la lógica lee las plantillas disponibles en esa carpeta y las presenta para su selección.
Esto tiene varios efectos prácticos:
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Todos los usuarios de Vault ven el mismo conjunto de plantillas disponibles.
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Las plantillas se versionan y gestionan como cualquier otro dato de Vault.
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Cualquier usuario con los permisos adecuados puede crear o adaptar plantillas.
Las propias plantillas contienen instrucciones sencillas que definen
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Dónde comienza la población de datos en la hoja de trabajo
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Qué propiedades de Vault se asignan a qué columnas
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Qué datos relacionados, como archivos vinculados, deben incluirse.
Cuando se modifica una plantilla, no es necesario cambiar la lógica de exportación. La plantilla dirige la estructura.
Creado para adaptarse
Toda la solución se implementó utilizando powerJobs.
Esto facilita el cambio y la ampliación de la lógica de exportación a medida que evolucionan las necesidades. Puede admitir diferentes selecciones, fuentes de datos adicionales o nuevas convenciones de plantillas.
Y lo que es igual de importante, la solución sigue siendo compatible con todas las versiones de Vault. Lo que comienza como una solución de informes situacional no se convierte en una frágil personalización que complique futuras actualizaciones.
Reflexiones finales
Aunque conectar Vault con otros sistemas como ERP o PLM es esencial para el intercambio continuo de datos, la necesidad de exportar rápidamente una selección de datos no desaparecerá.
La verdadera cuestión es si esa necesidad es repetible y de naturaleza corporativa, donde los informes estáticos y los basados en RDLC son la opción correcta, o situacional, donde una exportación basada en Excel es suficientemente buena y más flexible.
Vault puede soportar ambos enfoques con pequeñas y bien elegidas personalizaciones. Cuando se hacen con cuidado, estas extensiones siguen siendo mantenibles y compatibles en todas las versiones de Vault.
Si tiene preguntas similares sobre la elaboración de informes, la extracción de datos o la ampliación de Vault para mejorar la forma de trabajar de sus equipos, estaremos encantados de hablar con usted sobre lo que puede tener sentido en su entorno.
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