So exportieren Sie Autodesk Vault-Daten für die bedarfsgerechte Berichterstellung nach Excel

Hatten Sie schon einmal das Bedürfnis, eine Reihe von Elementen oder Dateien in Vault auszuwählen und diese Auswahl schnell in einen Bericht oder eine Excel-Tabelle zu exportieren, mit der Sie tatsächlich arbeiten können?

Nicht als Teil eines vordefinierten Prozesses oder eines geplanten Berichts, sondern um eine konkrete Frage sofort zu beantworten. Um die Daten zu überprüfen, sie mit anderen zu besprechen, Notizen hinzuzufügen, sie mit einem früheren Stand zu vergleichen oder sie weiterzugeben, damit jemand anderes mit ihnen weiterarbeiten kann.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies in Vault zu erreichen. In diesem Beitrag sehen wir uns einen konkreten Ansatz an: die Übertragung ausgewählter Vault-Daten in Excel für bedarfsorientierte, situationsbezogene Berichte.

Zwei Berichtszwecke, ein Vault

Bevor wir uns mit der Lösung selbst befassen, ist es hilfreich, zwei verschiedene Berichtszwecke zu unterscheiden, die in Vault-Umgebungen häufig nebeneinander existieren.

Statische Unternehmensberichte dienen dazu, eine gemeinsame und wiederholbare Ansicht der Daten zu erstellen:

• Sie sind absichtlich jedes Mal gleich strukturiert

• Sie werden oft automatisch generiert, ausgelöst durch Änderungen im Lebenszyklus, Zeitpläne oder explizite Aktionen

• Sie dienen als Referenz, Beweismittel oder offizielle Ausgabe.

Da Stabilität und Konsistenz das Ziel sind, werden diese Berichte in der Regel auf einer stabilen Reporting-Engine wie dem SQL-basierten Reporting von Vault unter Verwendung von RDLC-Vorlagen erstellt. Die Anpassung oder Erweiterung dieser Berichte erfordert in der Regel technische Kenntnisse und spezielle Werkzeuge. Dies ist akzeptabel und oft wünschenswert für Berichte, die über lange Zeiträume unverändert bleiben sollen.

Dynamische On-Demand-Berichte dienen einem anderen Zweck:

• Sie werden erstellt, wenn eine bestimmte Frage auftaucht.

• Sie werden manuell von der Person erstellt, die die Antwort benötigt

• Sie unterstützen Vergleiche, Diskussionen und kurzfristige Entscheidungsfindungen.

Hier ist Flexibilität wichtiger als strenge Leitplanken. Die Verwendung einer Excel-Datei als Vorlage ist oft gut genug und wesentlich schneller, wenn die Struktur an die Situation oder den Zweck angepasst werden muss. Die Anpassung der Spalten, des Layouts oder der enthaltenen Daten erfordert keine Fachkenntnisse als Berichterstatter und kann direkt von den Personen vorgenommen werden, die den Bericht verwenden.

Der unten beschriebene Fall fällt eindeutig in diese zweite Kategorie.

Die Situation

Sie benötigen eine saubere Momentaufnahme der aktuellen Vault-Daten, um ein Gespräch zu unterstützen, die nächsten Schritte mit anderen zu koordinieren oder einfach eine Liste weiterzugeben, damit jemand anderes sie weiter bearbeiten kann.

Das kann bedeuten, dass Sie eine Reihe von Elementen, eine Liste von Dateien oder eine Baugruppe mit ihren Unterelementen auswählen und einen Export erstellen, mit dem Sie tatsächlich arbeiten können. Ein Dokument, in das Notizen eingefügt, Fragen geklärt oder Entscheidungen vorbereitet werden können und das ohne weitere Erklärung an einen Kollegen weitergegeben werden kann.

Der Export muss nicht sehr formal sein, aber er muss strukturiert genug sein, um brauchbar zu sein. Er sollte auf einer Vorlage beruhen, und idealerweise sollte es verschiedene Vorlagen für verschiedene Situationen geben. Ebenso wichtig ist, dass neue Vorlagen leicht erstellt werden können, wenn sich neue Anforderungen ergeben, ohne dass jedes Mal ein Administrator eingeschaltet werden muss.

Die genaue nachgelagerte Verwendung kann variieren. Er kann technische Diskussionen, die Klärung mit dem Einkauf oder der Produktion oder den Abgleich mit anderen Systemen unterstützen. Das Muster ist immer das gleiche. Der Bericht wird als Arbeitsmittel und nicht als formale Aufzeichnung verwendet.

Benötigen Sie einen schnelleren Weg, um Vault-Daten nach Excel zu exportieren?

Bei einer Entwurfsprüfung bittet jemand um eine Liste der Teile mit Revisionen. Vault hat die Daten, aber die Diskussion braucht ein einfaches Excel-Dokument.

Die Lösung

Da der Bericht spontan erstellt und direkt vom Vault-Benutzer verwendet wird, bestand die Lösung darin, den Vault-Client um eine benutzerdefinierte Menüaktion zu erweitern .

Der Arbeitsablauf ist absichtlich einfach gehalten:

• Der Benutzer wählt die relevanten Daten in Vault aus.

• Ein benutzerdefinierter Menüpunkt wird ausgelöst

• Der Benutzer wird gefragt, welche Excel-Vorlage er verwenden möchte

• Die ausgewählten Daten werden in die Vorlage geschrieben und sofort in Excel geöffnet

Aus der Sicht des Benutzers gibt es keinen Reporting-Workflow, der erlernt werden muss. Es fühlt sich wie eine natürliche Erweiterung der Arbeit in Vault an.

Vorlagengesteuert, zentral verwaltet

Alle Excel-Vorlagen werden in Vault zentral in einem speziellen Ordner gespeichert. Wenn der Benutzer den Export auslöst, liest die Logik die verfügbaren Vorlagen aus diesem Ordner und stellt sie zur Auswahl.

Dies hat mehrere praktische Auswirkungen:

• Alle Vault-Benutzer sehen denselben Satz an verfügbaren Vorlagen

• Vorlagen werden wie alle anderen Vault-Daten versioniert und verwaltet

• Jeder Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen kann Vorlagen erstellen oder anpassen

Die Vorlagen selbst enthalten einfache Anweisungen, die definieren:

• Wo die Datenpopulation im Arbeitsblatt beginnt

• welche Vault-Eigenschaften zu welchen Spalten gehören

• welche verwandten Daten, wie z. B. verknüpfte Dateien, einbezogen werden sollen

Wenn eine Vorlage geändert wird, muss die Exportlogik nicht geändert werden. Die Vorlage steuert die Struktur.

Entwickelt, um sich anzupassen

Die gesamte Lösung wurde mit powerJobs implementiert.

Das macht es einfach, die Exportlogik zu ändern und zu erweitern, wenn sich die Anforderungen weiterentwickeln. Sie kann unterschiedliche Auswahlen, zusätzliche Datenquellen oder neue Vorlagenkonventionen unterstützen.

Genauso wichtig ist, dass die Lösung mit allen Vault-Versionen kompatibel bleibt. Was als situative Berichtslösung beginnt, wird nicht zu einer anfälligen Anpassung, die zukünftige Upgrades erschwert.

Abschließende Überlegungen

Während die Verbindung von Vault mit anderen Systemen wie ERP oder PLM für einen kontinuierlichen Datenaustausch unerlässlich ist, wird die Notwendigkeit, schnell eine Auswahl von Daten zu exportieren, nicht verschwinden.

Die eigentliche Frage ist, ob dieser Bedarf wiederholbar und unternehmensspezifisch ist, wo statische Berichte und RDLC-basierte Berichte die richtige Wahl sind, oder situativ, wo ein Excel-basierter Export ausreicht und flexibler ist.

Vault kann beide Ansätze mit kleinen und gut gewählten Anpassungen unterstützen. Wenn sie sorgfältig vorgenommen werden, bleiben diese Erweiterungen wartbar und über alle Vault-Versionen hinweg kompatibel.

Wenn Sie sich mit ähnlichen Fragen rund um Berichte, Datenextraktion oder die Erweiterung von Vault beschäftigen, um die Arbeitsweise Ihrer Teams besser zu unterstützen, besprechen wir gerne mit Ihnen, was in Ihrer Umgebung sinnvoll sein könnte.

Automatisieren Sie Berichte und Datenextraktion
in Autodesk Vault