Excel-Austausch-Tabellen oder direkte Vault-zu-ERP-Verbindung?

Warum das Stücklistenmanagement nicht in der Mitte stehen bleiben kann

In den meisten Fertigungsunternehmen wird die Stückliste in CAD oder PDM erstellt und muss in das ERP-System gelangen, um Einkauf, Produktion und Auftragsabwicklung zu unterstützen.
Dieser Übergang ist nie einfach. Die häufigste Lösung ist immer noch die Verwendung von Excel-Austausch-Tabellen: XML-Dateien, CSV-Exporte oder SQL-Tabellen, bei denen Vault die Daten schreibt und ERP sie liest.

Diese Lösungen sind vertraut, kostengünstig und scheinen auf den ersten Blick einfach zu sein.
Aber sind sie das wirklich?

Die strukturellen Grenzen von
Excel-Austausch-Tabellen

1. Intermittierender Prozess
Vault exportiert Daten nur zu bestimmten Zeitpunkten, z. B. bei der Freigabe von Dateien oder bei manueller Auslösung. ERP importiert die Daten nach seinem eigenen Zeitplan, oft stündlich oder bei Bedarf.
Das Ergebnis ist ein asynchroner Datenfluss. Sie können nie sicher sein, ob ERP mit der neuesten oder einer veralteten Version arbeitet.

2. Keine Erfolgsbestätigung
Wenn Vault in die Tabelle schreibt, erhält der CAD-Anwender keinen Hinweis darauf, ob das ERP die Daten erfolgreich importiert hat. Formatfehler, wiederverwendete Teilenummern oder ERP-Beschränkungen können den Import blockieren, ohne dass eine Benachrichtigung erfolgt.
Dies führt zu falschem Vertrauen. Die Teams gehen davon aus, dass die Daten bereits vorhanden sind, auch wenn dies nicht der Fall ist.

3. Unzuverlässiger Datenfluss
Ohne Nachverfolgung lässt sich nicht feststellen, ob eine Stückliste übertragen wurde. Es kann davon ausgegangen werden, dass die Aufgabe erledigt ist, obwohl sie noch gar nicht begonnen hat. Oder er wird unnötigerweise wiederholt.
Dies führt zu Ineffizienzen und öffnet Tür und Tor für stille Datenabweichungen.

4. Schwaches Änderungsmanagement
Wenn eine Stückliste aktualisiert wird, gibt es keine Garantie, dass die neue Version das ERP-System rechtzeitig erreicht.
Das Ergebnis ist kostspielig. Fehlkäufe, Nacharbeiten und Produktionsverzögerungen sind häufige Begleiterscheinungen.

Selbst fortgeschrittene Exchange-Tabellen
sind noch nicht ausreichend

Einige Unternehmen erweitern SQL-Tabellen mit Triggern, Steuerungslogik und Benachrichtigungen.
Aber dies bleibt eine unverbundene Einrichtung. Die beiden Systeme sprechen nicht wirklich miteinander.
Das Ergebnis ist eine erhöhte Komplexität, ohne dass die zugrunde liegenden Einschränkungen gelöst werden.

Die Lösung: Direkte Integration über API

Die wirkliche Alternative besteht darin, CAD oder Vault und ERP in Echtzeit über APIs zu integrieren.

Durch die Verbindung von Vault und Inventor mit dem ERP-System über ihre APIs wird jeder Vorgang - wie z. B. die Erstellung von Artikeln oder die Übertragung von Stücklisten - sofort, sicher und sichtbar.

Hier sind ein paar praktische Beispiele:

1. sofortige Rückmeldung
Der CAD-Anwender kann sofort sehen, ob die Daten erfolgreich übertragen wurden.

Unsicherheiten und Verzögerungen gehören damit der Vergangenheit an. Sie können sich getrost der nächsten Aufgabe widmen, ohne einen Anruf wegen eines Datenfehlers befürchten zu müssen.

2. Validierung von Aktualisierungen in Echtzeit

Die ERP-Stückliste wird direkt im Vault sichtbar. Sie können die Richtigkeit der Daten sofort überprüfen. Vault kann auch prüfen, ob die Stückliste während des Freigabeprozesses mit dem ERP abgeglichen ist und sie sperren, wenn dies nicht der Fall ist.
Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie die Verbindung viele neue Szenarien eröffnet.

3. Stücklistenvergleich vor Update

Mit einer Live-Verbindung können Sie die Stückliste aus ERP mit der aus Vault oder Inventor vergleichen.
Sie benötigen nicht mehr zwei Monitore oder eine manuelle zeilenweise Überprüfung.

Von der Begrenzung zur Befähigung

Dieser Wechsel führt Sie von einer anfälligen Behelfslösung zu einer zukunftsfähigen Architektur.
Die Technologie eliminiert nicht nur Fehler. Sie ermöglicht auch neue Funktionen wie CAD-ERP-Vergleiche, kontinuierliche Aktualisierungen und eine zentralisierte Teilenummernsteuerung.

💰Der Kostenfaktor: Aufwand vs. Ertrag

Viele Unternehmen entscheiden sich für Excel-Austausch-Tabellen wegen der geringen Anschaffungskosten.
Sie müssen jedoch über die kurzfristige Investition hinausblicken.

1.) Excel-Austausch-Tabellen

• Excel oder CSV bieten niedrige Einrichtungskosten, aber auch ein Minimum an Funktionalität, Sicherheit und Benutzervertrauen.
• SQL-Tabellen mit Triggern sind mit mittleren bis hohen Entwicklungs- und Wartungskosten verbunden. Sie beseitigen dennoch nicht die Kernprobleme.

2.) Direkte Integration (über API)

• Die anfänglichen Kosten sind aufgrund des Implementierungsaufwands und der möglichen ERP-API-Lizenzierung höher.
• Der Return on Investment liegt jedoch in der Regel unter 12 Monaten.
  Die Zeitersparnis ist beträchtlich, aber der größte Vorteil liegt in der Verringerung von Fehlern wie falschen Bestellungen, Nacharbeit und Frustration zwischen den Teams.

Die wirklichen Kosten entstehen nicht durch die Integration selbst. Es sind die laufenden Schäden, die durch eine schlechte Integration verursacht werden.
- Marco Mirandola, CEO bei coolOrange

Zusammenfassung Vergleich

Wann sind beide sinnvoll?

Excel-Austausch-Tabellen
→ Geeignet, wenn Sie nur wenige Stücklisten pro Monat bearbeiten, sie einfach sind und manuelle Prüfungen akzeptabel sind.

Direkte Integration
→ Ideal, wenn die Stücklisten zahlreich oder komplex sind, Fehler kostspielig sind, eine schnelle Reaktionszeit entscheidend ist oder mehrere Teams konsistente und aktuelle Daten benötigen.

Fazit

Excel-Austausch-Tabellen sind ein Kompromiss aus der Vergangenheit - kostengünstig, aber anfällig, riskant und restriktiv.
Die direkte Integration hingegen ist eine grundlegende Architektur: solide, transparent, in Echtzeit und mit messbarem ROI.

Hier geht es nicht nur um Technologie.
Es geht um zuverlässige Prozesse, teamübergreifendes Vertrauen und den Aufbau eines intelligenteren Fertigungsbetriebs.

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