¿Es este el dibujo correcto?

Toda organización de ingeniería conoce este momento: se aprueba un dibujo, se crea un PDF y, a continuación, empieza a viajar: se envía por correo electrónico, se imprime, se fija a una máquina, se adjunta a una orden de trabajo o se comparte con un proveedor. A partir de ese momento, el PDF se separa de su fuente de verdad: el archivo original en Vault.

Semanas o meses después, alguien se encuentra frente a ese PDF y se hace una simple pregunta: ¿Es ésta la última versión? Responder a esa pregunta a menudo significa leer los metadatos del bloque de título, abrir Vault, buscar manualmente, comparar revisiones y esperar que no se haya pasado nada por alto. Cuanto más se extienda el PDF, más difícil resultará.

Añadir un código QR al PDF que enlace directamente con el archivo en Vault resuelve el problema.

El verdadero problema no son los PDF, sino la pérdida de contexto

Los PDF no son el problema. Son fiables, universales y siguen siendo la forma más práctica de distribuir dibujos más allá del entorno CAD. El verdadero problema es que, una vez que un PDF sale de Vault, pierde su contexto.

Lo que suele ocurrir en la práctica

• El PDF contiene el número de pieza, la revisión y el estado, congelados en el momento en que se creó .
• Cualquier cambio posterior requiere una comprobación manual en Vault
• Los usuarios sin acceso a Vault dependen de otra persona para verificar la corrección .
• Los dibujos impresos se consideran "suficientemente buenos" porque la comprobación lleva demasiado tiempo .

Vault ya dispone de la información necesaria para responder a estas preguntas. El problema es el acceso. Los bloques de título intentan resolver este problema, pero sólo muestran los datos en el momento de la publicación. Suelen contener suficiente información -revisión, quién lo aprobó y cuándo-, pero todo ello refleja el momento en que se creó el PDF. Un bloque de título no puede decirle si algo ocurrió después, ni si desde entonces se ha publicado una revisión más reciente que sustituye a la que está viendo.

Lo que falta es una forma directa y sin fricciones de pasar del PDF o del papel impreso a su origen digital.

Volver a vincular lo físico con lo digital

La idea de añadir un código QR a los PDF generados automáticamente es sencilla: cada PDF debe poder remitir a su propia fuente de verdad.

Cuando el procesador de trabajos crea automáticamente un PDF en el momento de la aprobación o la publicación, sabemos algo importante: este PDF representa el último estado aprobado en ese momento. Al incrustar un código QR que enlaza directamente con el archivo de origen en Vault, el PDF lleva consigo su contexto.

Escanear el código QR puede llevarte directamente a:

• El archivo original en Vault, y su estado actual de revisión y ciclo de vida.
• Metadatos adicionales que no aparecen en el bloque de título
• La estructura del ensamblaje, los componentes o padres y la lista de materiales.
• Un visor en el que pueden aplicarse marcas de agua para rastrear notas y problemas .

En lugar de interpretar información estática, el usuario se encuentra con un sistema activo en el que puede comprobar inmediatamente si es correcto.

Esto funciona especialmente bien con la aplicación móvil Vault, que admite la búsqueda por código QR, cuando el código contiene un nombre de archivo o un número de pieza, como se describe en la documentación de Autodesk. Otros clientes, como Vault Thick Client y Thin Client, no ofrecen búsqueda por código QR -por razones obvias- pero sí admiten hipervínculos. En esos casos, el código QR puede contener simplemente un enlace directo que abra el objeto Vault correcto, como un archivo o un elemento, en el cliente adecuado. No es necesario que el PDF lo explique todo, basta con que apunte al lugar correcto.

Una pequeña observación sobre dónde colocar el código QR en el dibujo. Aparte de la complejidad de calcular las coordenadas correctas, el bloque del título contiene información legible para los humanos. Colocar el código QR ahí, sobrecarga el bloque del título y roba espacio para el dibujo. Sugerimos colocarlo en una esquina, como la inferior izquierda. No estorba y es fácil de escanear, sin el ruido de otro texto.

Automatización fiable

Este enfoque sólo funciona si el PDF en sí es fiable. Por eso es importante la automatización.

Cuando los PDF se crean manualmente, siempre hay incertidumbre: ¿se generó antes o después del último cambio? ¿Se sobrescribió? ¿Se colocó en el lugar correcto?

Al generar PDF automáticamente mediante powerJobs como parte de un proceso de aprobación o publicación, se establecen algunas garantías importantes:

• El PDF se crea en un estado de ciclo de vida definido.
• Representa la versión aprobada del archivo
• Se publica en una ubicación conocida y controlada
• El código QR apunta al objeto Vault correcto.

En ese momento, el PDF se convierte en un artefacto estable con una referencia viva. Incluso si se imprime o se envía fuera de la organización, la ruta de vuelta a Vault permanece intacta.

El código QR no intenta sustituir a Vault, los metadatos o las reglas del ciclo de vida. Simplemente elimina la fricción de volver a ellos.

Aplicación del código QR en su flujo de trabajo de publicación

Añadir un código QR requiere un pequeño cambio. En la práctica, un trabajo de publicación de PDF existente de powerJobs se amplía con un único paso adicional (línea de código) que inserta el código QR en el PDF generado.

El nuevo comando Add-PdfQrCode se alimenta con la información que ya está disponible en el momento de la publicación - por ejemplo, el nombre del archivo, número de artículo, o un enlace directo Vault - y lo incrusta como un código QR. Si el código está destinado a la búsqueda basada en QR en la aplicación móvil Vault, o como un hipervínculo que abre el objeto correcto en el cliente ligero, o cualquier otra cosa, es una decisión de configuración.

Si se siente cómodo ampliando los scripts de powerJobs, esto suele ser un cambio pequeño y contenido. La documentación describe las opciones y parámetros disponibles en detalle y es usualmente suficiente para evaluar si esto puede ser implementado por usted mismo, o puede involucrar a un socio de coolOrange o directamente a coolOrange.

Lo que hace que esto sea emocionante para nosotros es que el PDF ya no es un callejón sin salida.
Construimos esta nueva característica porque se sentía como una pieza que faltaba obvia. Estamos genuinamente curiosos por ver cómo los clientes lo usarán y cómo esto puede reducir aún más los errores aguas abajo.

Qué revisar en su propio entorno

Si los PDF forman parte del funcionamiento de su organización, y es casi seguro que así sea, merece la pena dar un paso atrás y plantearse algunas preguntas:

• ¿Cómo verifican actualmente los usuarios que un PDF sigue siendo válido?
• ¿Cuánto esfuerzo manual requiere esa verificación?
• ¿Qué ocurre cuando la persona que lee el PDF no tiene Vault abierto?
• ¿Los PDF se crean siempre en el momento de la aprobación o la publicación, o varía?
• Añadir un código QR no arreglará los procesos rotos, pero cuando se combina con una automatización fiable, crea un puente sencillo y duradero entre lo físico y lo digital.

Si ya genera PDF automáticamente con powerJobs, se trata de una pequeña adición con un gran impacto. Si no, puede ser un buen momento para analizar cómo están definidos sus flujos de trabajo de publicación y si seguirán funcionando a medida que crezcan sus datos y su organización.

El objetivo es hacer los PDF más inteligentes y menos aislados.

👉 Vea cómo encajan los códigos QR en su flujo de trabajo de publicación de PDF