Ist das die richtige Zeichnung?

Jede technische Organisation kennt diesen Moment: Eine Zeichnung wird genehmigt, eine PDF-Datei wird erstellt, und dann geht sie auf die Reise: Sie wird per E-Mail verschickt, gedruckt, an eine Maschine geheftet, an einen Arbeitsauftrag angehängt oder an einen Lieferanten weitergegeben. Von diesem Zeitpunkt an ist die PDF-Datei von ihrer eigentlichen Quelle - der Originaldatei in Vault - losgelöst.

Wochen oder Monate später steht dann jemand vor dieser PDF-Datei und stellt eine einfache Frage: Ist das die neueste Version? Um diese Frage zu beantworten, muss man oft die Metadaten des Titelblocks lesen, Vault öffnen, manuell suchen, Revisionen vergleichen und hoffen, dass nichts übersehen wurde. Je weiter die PDF-Datei verbreitet ist, desto schwieriger wird dies.

Das Hinzufügen eines QR-Codes in die PDF-Datei, der Sie direkt zur Datei in Vault zurückführt, löst das Problem.

Das eigentliche Problem sind nicht die PDFs - es ist der Verlust des Kontexts

PDFs sind nicht das Problem. Sie sind zuverlässig, universell einsetzbar und nach wie vor die praktischste Art, Zeichnungen über die CAD-Umgebung hinaus zu verbreiten. Das eigentliche Problem ist, dass eine PDF-Datei, sobald sie Vault verlässt, ihren Kontext verliert.

Was normalerweise in der Praxis passiert:

• Die PDF-Datei enthält Teilenummer, Revision und Status, eingefroren zum Zeitpunkt ihrer Erstellung .
• Jede spätere Änderung erfordert eine manuelle Überprüfung in Vault
• Benutzer ohne Vault-Zugang sind darauf angewiesen, dass jemand anderes die Korrektheit prüft
• Gedruckte Zeichnungen werden als "gut genug" betrachtet, weil die Überprüfung zu lange dauert

Vault verfügtbereits über die notwendigen Informationen, um diese Fragen zu beantworten. Das Problem ist der Zugang. Titelblöcke versuchen, dieses Problem zu lösen, zeigen aber nur die Daten zum Zeitpunkt der Veröffentlichung an. Sie enthalten in der Regel genügend Informationen - Revision, wer sie genehmigt hat und wann - aber all das spiegelt den Zeitpunkt der Erstellung der PDF-Datei wider. Ein Schriftfeld kann Ihnen nicht sagen, ob sich danach etwas geändert hat oder ob inzwischen eine neuere Version veröffentlicht wurde, die die aktuelle ersetzt.

Was fehlt, ist ein direkter, reibungsloser Weg vom PDF oder gedruckten Papier zurück zu seinem digitalen Ursprung.

Das Physische wieder mit dem Digitalen verknüpfen

Die Idee hinter dem Hinzufügen eines QR-Codes zu automatisch erstellten PDF-Dateien ist einfach: Jede PDF-Datei sollte auf ihre eigene Quelle der Wahrheit zurückverweisen können.

Wenn ein PDF bei der Genehmigung oder Freigabe automatisch vom Job Processor erstellt wird, wissen wir etwas Wichtiges: Dieses PDF stellt den letzten genehmigten Stand zu diesem Zeitpunkt dar. Durch die Einbettung eines QR-Codes, der direkt mit der Ursprungsdatei in Vault verlinkt ist, trägt die PDF-Datei ihren Kontext mit sich.

Wenn Sie den QR-Code scannen, gelangen Sie direkt dorthin:

• Die ursprüngliche Datei in Vault und ihr aktueller Revisions- und Lebenszyklusstatus
• Zusätzliche Metadaten, die nicht im Titelbild angezeigt werden
• Die Baugruppenstruktur, Komponenten oder Elternteile und die Stückliste
• Ein Viewer, in dem Wasserzeichen zur Verfolgung von Notizen und Problemen angebracht werden können

Anstatt statische Informationen zu interpretieren, wird der Benutzer in ein Live-System zurückgebracht, in dem die Korrektheit sofort überprüft werden kann.

Dies funktioniert besonders gut mit der Vault Mobile App, die die Suche nach QR-Codes unterstützt, wobei der Code einen Dateinamen oder eine Teilenummer enthält, wie in der Dokumentation von Autodesk beschrieben . Andere Clients, wie der Vault Thick Client und Thin Client, bieten - aus offensichtlichen Gründen - keine QR-Code-Suche, unterstützen aber Hyperlinks. In diesen Fällen kann der QR-Code einfach einen direkten Link enthalten, der das richtige Vault-Objekt, z. B. eine Datei oder ein Element, im entsprechenden Client öffnet. Die PDF-Datei muss nicht alles erklären - sie muss nur auf die richtige Stelle verweisen.

Eine kleine Anmerkung dazu, wo der QR-Code auf der Zeichnung platziert werden soll. Abgesehen von der Komplexität der Berechnung der korrekten Koordinaten enthält das Titelbild Informationen, die für Menschen lesbar sind. Wenn man den QR-Code dort platziert, überfrachtet man den Titelblock und stiehlt Platz für die Zeichnung. Wir schlagen vor, ihn in einer Ecke zu platzieren, z. B. unten links. Das ist nicht im Weg und leicht zu scannen, ohne den Lärm anderer Texte.

Zuverlässig durch Automatisierung

Dieser Ansatz funktioniert nur, wenn die PDF-Datei selbst vertrauenswürdig ist. Deshalb ist Automatisierung so wichtig.

Bei der manuellen Erstellung von PDFs besteht immer ein gewisser Unsicherheitsfaktor: Wurde diese Datei vor oder nach der letzten Änderung erstellt? Wurde es überschrieben? Wurde es an der richtigen Stelle platziert?

Durch die automatische Erzeugung von PDFs über powerJobs als Teil eines Genehmigungs- oder Freigabeprozesses werden einige wichtige Garantien geschaffen:

• Das PDF wird zu einem definierten Lebenszyklusstatus erstellt
• Es stellt die freigegebene Version der Datei dar
• Sie wird an einem bekannten, kontrollierten Ort veröffentlicht
• Der QR-Code verweist auf das richtige Vault-Objekt .

An diesem Punkt wird die PDF-Datei zu einem stabilen Artefakt mit einer Live-Referenz. Selbst wenn es gedruckt oder außerhalb des Unternehmens versendet wird, bleibt der Pfad zurück zu Vault intakt.

Der QR-Code versucht nicht, Vault, Metadaten oder Lebenszyklusregeln zu ersetzen. Er beseitigt lediglich die Reibungsverluste, die bei der Rückkehr zu diesen Elementen entstehen.

Anwendung des QR-Codes in Ihrem Publishing-Workflow

Das Hinzufügen eines QR-Codes erfordert eine kleine Änderung. In der Praxis wird ein bestehender powerJobs-PDF-Publishing-Auftrag um einen einzigen zusätzlichen Schritt (eine Codezeile) erweitert, der den QR-Code in das generierte PDF einfügt.

Das neue Commandlet Add-PdfQrCode wird mit Informationen gefüttert, die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung bereits vorhanden sind - zum Beispiel der Dateiname, die Artikelnummer oder ein direkter Vault-Link - und bettet diese als QR-Code ein. Ob der Code für die QR-basierte Suche in der Vault Mobile App, als Hyperlink, der das richtige Objekt im Thin Client öffnet, oder für etwas anderes gedacht ist, ist eine Konfigurationsentscheidung.

Wenn Sie mit der Erweiterung von powerJobs-Skripten vertraut sind, ist dies normalerweise eine kleine, überschaubare Änderung. Die Dokumentation beschreibt die verfügbaren Optionen und Parameter im Detail und reicht in der Regel aus, um abzuschätzen, ob Sie dies selbst umsetzen können, oder ob Sie einen coolOrange-Partner oder direkt coolOrange einbeziehen.

Das Spannende für uns ist, dass das PDF nicht länger eine Sackgasse ist.
Wir haben diese neue Funktion entwickelt, weil wir das Gefühl hatten, dass es ein offensichtliches fehlendes Teil ist. Wir sind wirklich neugierig darauf, wie die Kunden es nutzen werden und wie es die Fehlerquote weiter reduzieren kann.

Was Sie in Ihrer eigenen Umgebung überprüfen sollten

Wenn PDFs Teil der Arbeitsweise Ihres Unternehmens sind - und das sind sie mit ziemlicher Sicherheit - lohnt es sich, einen Schritt zurückzutreten und ein paar Fragen zu stellen:

• Wie überprüfen die Benutzer derzeit, ob eine PDF-Datei noch gültig ist?
• Wie viel manuellen Aufwand erfordert diese Überprüfung?
• Was passiert, wenn die Person, die die PDF-Datei liest, Vault nicht geöffnet hat?
• Werden PDFs einheitlich bei der Genehmigung oder Freigabe erstellt oder variiert dies?
• Das Hinzufügen eines QR-Codes wird keine fehlerhaften Prozesse beheben, aber in Kombination mit einer zuverlässigen Automatisierung schafft er eine einfache, dauerhafte Brücke zwischen dem physischen und dem digitalen Bereich.

Wenn Sie mit powerJobs bereits automatisch PDFs erzeugen, ist dies eine kleine Ergänzung mit großer Wirkung. Falls nicht, ist dies ein guter Zeitpunkt, um zu prüfen, wie Ihre Publishing-Workflows definiert sind - und ob sie auch dann noch funktionieren, wenn Ihre Daten und Ihre Organisation wachsen.

Das Ziel ist es, PDFs intelligenter und weniger isoliert zu gestalten.