Iniciar proyectos en Vault: mucho más que copiar carpetas

Muchos equipos que utilizan Autodesk Vault inician nuevos proyectos con regularidad.
Cada proyecto suele comenzar con una estructura similar: un conjunto predefinido de carpetas, a veces algunos documentos de plantilla y una ubicación coherente dentro de Vault.

En la práctica, sin embargo, el inicio de un nuevo proyecto suele ser sorprendentemente informal. Alguien crea una carpeta nueva, otro usuario copia un proyecto existente como punto de partida y, con el tiempo, la estructura se desvía lentamente. Las pequeñas incoherencias se acumulan y los responsables de CAD a menudo se ven obligados a corregir las estructuras de los proyectos después.

 

Vault 2024

A partir de Vault 2024, Autodesk introdujo la función Copiar carpeta, que facilita la duplicación de una estructura de carpetas existente. Se trata de una función muy útil cuando se desea reutilizar una jerarquía de carpetas.
Autodesk explica cómo funciona esta función:

Documentación oficial

 

Sin embargo, copiar una carpeta no es exactamente lo mismo que iniciar un proyecto. El inicio de un proyecto suele implicar consideraciones adicionales: dónde puede crearse el proyecto, qué estructura debe aplicarse automáticamente o qué información debe estar ya preparada cuando se inicie el proyecto.

Con una pequeña cantidad de personalización y automatización, Vault puede soportar un enfoque más controlado. En lugar de pedir a los usuarios que copien manualmente las estructuras, la propia creación de un proyecto puede convertirse en el desencadenante que aplique automáticamente la estructura adecuada.

 

Deje que Vault reaccione a la creación del proyecto

Una forma sencilla de enfocar esto es tratar la creación de una carpeta de categoría Proyecto como el punto de partida.

Desde la perspectiva del usuario, crear un nuevo proyecto sigue siendo una acción natural: simplemente crea una nueva carpeta y le asigna la categoría Proyecto.

Entre bastidores, Vault reacciona a este evento. En cuanto se crea la carpeta, un pequeño script aplica automáticamente una estructura de proyecto predefinida. El usuario recibe inmediatamente un entorno de proyecto listo para usar sin necesidad de copiar nada manualmente.

La propia estructura de la plantilla puede almacenarse en una carpeta de plantillas dedicada dentro de Vault. Cuando se crea una nueva carpeta de proyecto, la estructura de esa plantilla se aplica automáticamente a la nueva ubicación.

Esto simplifica la interacción para los usuarios y garantiza que cada proyecto comience con una estructura coherente y predecible.

¿Busca una estructura de proyecto más limpia?

Actualizar y volver a aplicar la estructura del proyecto

Las estructuras de los proyectos rara vez son estáticas. Con el tiempo, los equipos perfeccionan sus plantillas e introducen carpetas adicionales.
Cuando esto ocurre, es posible que también haya que actualizar los proyectos existentes.

En lugar de reconstruir las estructuras manualmente, el mismo mecanismo también puede permitir volver a aplicar la estructura a una carpeta de proyecto existente. Un simple comando del menú contextual puede activar de nuevo la lógica, añadiendo las carpetas que falten y dejando intactos los datos del proyecto existente.

Esto permite evolucionar las estructuras de los proyectos a lo largo del tiempo sin interrumpir el trabajo activo.

Añadir barandillas para la creación de proyectos

Una vez automatizada la creación de proyectos, también es posible introducir útiles barreras de seguridad.

Por ejemplo, una organización puede decidir que los proyectos sólo deben crearse en un área específica de Vault. Si un usuario intenta crear una carpeta de la categoría Proyecto en otro lugar, Vault puede simplemente impedir esa acción y guiar al usuario hacia la ubicación correcta.

Pequeñas reglas como éstas ayudan a mantener organizada la estructura de Vault y evitan que los proyectos aparezcan en lugares inesperados.

Con el tiempo, estas barreras contribuyen significativamente a mantener un entorno de datos limpio y predecible.

Implantación de la automatización

El comportamiento descrito anteriormente puede implementarse utilizando eventos de Vault y un pequeño script de PowerShell.

Cuando se crea una carpeta, Vault activa un evento. El script evalúa la situación y aplica la estructura del proyecto siempre que la categoría de la carpeta sea Proyecto. El mismo script también puede proporcionar un comando de menú contextual para volver a aplicar la estructura cuando sea necesario.

Herramientas como powerJobs Client facilitan este tipo de personalización. El cliente proporciona un conjunto de comandos PowerShell que simplifican la interacción con Vault, por ejemplo, recuperar carpetas, actualizar estructuras de carpetas o añadir comandos de menú directamente dentro del cliente Vault.

Con sólo una pequeña cantidad de código, es posible convertir una simple acción del usuario en un proceso coherente y fiable.

Vea nuestro video para ver el flujo completo de plantillas de proyectos de Vault.
Comprenda cómo utilizar categorías de carpetas y scripts para estandarizar las estructuras de proyectos de Vault.

Una base para una mayor automatización

Una vez que existe el mecanismo básico, puede evolucionar fácilmente.

Por ejemplo, al iniciar un proyecto también podría

• crear archivos de plantilla, como documentos Excel o Word

• poner en cola tareas adicionales a través del procesador de trabajos de Vault

• notificar a otros equipos que se ha iniciado un nuevo proyecto

• activar integraciones con sistemas ERP o PLM

Algunas de estas acciones pueden producirse inmediatamente, mientras que otras pueden ejecutarse de forma asíncrona a través del procesador de trabajos en segundo plano.

Lo importante es que el inicio de un proyecto se convierta en un punto de entrada controlado para una mayor automatización.

La coherencia ante todo

"El tiempo es relativo. La calidad no lo es".

Pruébelo usted mismo

Si este escenario le resulta familiar, quizás desee probar este enfoque en su propio entorno de Vault.
Para facilitar la experimentación, proporcionaremos el script PowerShell de ejemplo utilizado en este artículo para aquellos que se sientan cómodos con el scripting.
Y si usted se enfrenta a una situación similar o le gustaría explorar cómo la automatización de Vault podría apoyar sus procesos, no dude en ponerse en contacto con nosotros - estamos siempre dispuestos a discutir ideas y casos de uso en el mundo real.

¿Listo para mejorar el inicio de sus proyectos?