Projekte in Vault starten: mehr als nur das Kopieren von Ordnern

Viele Teams, die Autodesk Vault verwenden, beginnen regelmäßig neue Projekte.
Jedes Projekt beginnt in der Regel mit einer ähnlichen Struktur: einer vordefinierten Reihe von Ordnern, manchmal ein paar Vorlagendokumente und ein einheitlicher Speicherort innerhalb des Vault.

In der Praxis ist der Start eines neuen Projekts jedoch oft überraschend informell. Jemand legt einen neuen Ordner an, ein anderer Benutzer kopiert ein bestehendes Projekt als Ausgangspunkt, und mit der Zeit driftet die Struktur langsam ab. Kleine Unstimmigkeiten häufen sich, und CAD-Manager müssen die Projektstrukturen oft nachträglich korrigieren.

 

Vault 2024

Mit Vault 2024 hat Autodesk die Funktion "Ordner kopieren" eingeführt, mit der sich eine bestehende Ordnerstruktur einfach duplizieren lässt. Dies ist eine sehr nützliche Funktion, wenn Sie eine Hierarchie von Ordnern wiederverwenden möchten.
Autodesk erklärt, wie die Funktion funktioniert:

Offizielle Dokumentation

 

Das Kopieren eines Ordners ist jedoch nicht ganz dasselbe wie das Starten eines Projekts. Ein Projektstart ist oft mit zusätzlichen Überlegungen verbunden: wo das Projekt erstellt werden kann, welche Struktur automatisch angewendet werden soll oder welche Informationen bereits zu Beginn des Projekts vorbereitet sein sollen.

Mit ein wenig Anpassung und Automatisierung kann Vault einen kontrollierteren Ansatz unterstützen. Anstatt Benutzer aufzufordern, Strukturen manuell zu kopieren, kann die Erstellung eines Projekts selbst zum Auslöser werden, der automatisch die richtige Struktur anwendet.

 

Vault auf die Projekterstellung reagieren lassen

Eine einfache Möglichkeit, dies anzugehen, besteht darin, die Erstellung eines Ordners der Kategorie Projekt als Ausgangspunkt zu betrachten.

Aus der Sicht des Benutzers bleibt die Erstellung eines neuen Projekts eine natürliche Aktion: Er erstellt einfach einen neuen Ordner und weist die Kategorie Projekt zu.

Hinter den Kulissen reagiert Vault auf dieses Ereignis. Sobald der Ordner erstellt ist, wendet ein kleines Skript automatisch eine vordefinierte Projektstruktur an. Der Benutzer erhält sofort eine gebrauchsfertige Projektumgebung, ohne dass er etwas manuell kopieren muss.

Die Vorlagenstruktur selbst kann in einem speziellen Vorlagenordner in Vault gespeichert werden. Wenn ein neuer Projektordner erstellt wird, wird die Struktur aus dieser Vorlage automatisch auf den neuen Speicherort angewendet.

Dadurch wird die Interaktion für die Benutzer einfach gehalten und gleichzeitig sichergestellt, dass jedes Projekt mit einer einheitlichen und vorhersehbaren Struktur beginnt.

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Aktualisieren und erneutes Anwenden der Projektstruktur

Projektstrukturen sind selten statisch. Im Laufe der Zeit verfeinern Teams ihre Vorlagen und führen zusätzliche Ordnerein.
Wenn dies geschieht, müssen bestehende Projekte möglicherweise ebenfalls aktualisiert werden.

Anstatt die Strukturen manuell neu zu erstellen, kann derselbe Mechanismus auch die Wiederanwendung der Struktur auf einen bestehenden Projektordner ermöglichen. Ein einfacher Kontextmenübefehl kann die Logik erneut auslösen und alle fehlenden Ordner hinzufügen, während die vorhandenen Projektdaten unberührt bleiben.

Auf diese Weise können Projektstrukturen im Laufe der Zeit weiterentwickelt werden, ohne die aktive Arbeit zu unterbrechen.

Hinzufügen von Leitplanken für die Projekterstellung

Sobald die Projekterstellung automatisiert ist, ist es auch möglich, hilfreiche Leitplanken einzuführen.

So kann eine Organisation beispielsweise festlegen, dass Projekte nur in einem bestimmten Bereich von Vault erstellt werden dürfen. Wenn ein Benutzer versucht, einen Ordner der Kategorie Projekt an einem anderen Ort zu erstellen, kann Vault diese Aktion einfach verhindern und den Benutzer zum richtigen Ort leiten.

Kleine Regeln wie diese helfen dabei, die Vault-Struktur übersichtlich zu halten und verhindern, dass Projekte an unerwarteten Stellen auftauchen.

Im Laufe der Zeit tragen diese Leitplanken wesentlich zur Aufrechterhaltung einer sauberen und vorhersehbaren Datenumgebung bei.

Implementierung der Automatisierung

Das oben beschriebene Verhalten kann mithilfe von Vault-Ereignissen und einem kleinen PowerShell-Skript implementiert werden.

Wenn ein Ordner erstellt wird, löst Vault ein Ereignis aus. Das Skript wertet die Situation aus und wendet die Projektstruktur an, wenn die Ordnerkategorie Projekt lautet. Das gleiche Skript kann auch einen Kontextmenübefehl bereitstellen, um die Struktur bei Bedarf erneut anzuwenden.

Werkzeuge wie powerJobs Client machen diese Art der Anpassung einfach. Der Client bietet eine Reihe von PowerShell-Befehlszeilen, die die Interaktion mit Vault vereinfachen - zum Beispiel das Abrufen von Ordnern, das Aktualisieren von Ordnerstrukturen oder das Hinzufügen von Menübefehlen direkt im Vault-Client.

Mit nur wenig Code ist es möglich, eine einfache Benutzeraktion in einen konsistenten und zuverlässigen Prozess zu verwandeln.

Sehen Sie sich unser Video an, um den gesamten Arbeitsablauf einer Vault-Projektvorlage zu sehen.
Verstehen Sie, wie man Ordnerkategorien und Skripte verwendet, um Vault-Projektstrukturen zu standardisieren.

Eine Grundlage für weitere Automatisierung

Ist der grundlegende Mechanismus einmal vorhanden, kann er leicht weiterentwickelt werden.

Zum Beispiel könnte der Start eines Projekts auch:

• Vorlagedateien wie Excel- oder Word-Dokumente erstellen

• zusätzliche Aufgaben über den Vault Job Processor in die Warteschlange stellen

• andere Teams benachrichtigen, dass ein neues Projekt begonnen hat

• Integrationen mit ERP- oder PLM-Systemen auslösen

Einige dieser Aktionen können sofort ausgeführt werden, während andere asynchron über den Job Processor im Hintergrund ablaufen können.

Wichtig ist, dass der Start eines Projekts ein kontrollierter Einstiegspunkt für die weitere Automatisierung ist.

Konsistenz an erster Stelle

"Zeit ist relativ. Qualität ist es nicht."

Versuchen Sie es selbst

Wenn Ihnen dieses Szenario bekannt vorkommt, möchten Sie diesen Ansatz vielleicht in Ihrer eigenen Vault-Umgebung ausprobieren.
Um Ihnen das Experimentieren zu erleichtern, stellen wir das in diesem Artikel verwendete PowerShell-Beispielskript für diejenigen zur Verfügung, die mit der Skripterstellung vertraut sind.
Wenn Sie sich in einer ähnlichen Situation befinden oder herausfinden möchten, wie die Vault-Automatisierung Ihre Prozesse unterstützen könnte, können Sie sich gerne an uns wenden - wir sind immer bereit, Ideen und reale Anwendungsfälle zu diskutieren.

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