Vereinfachung der Dateifreigabe: Warum Sie einen Transmittals Workflow in Autodesk Vault benötigen

Wenn Ihr Team Autodesk Vault Professional verwendet, profitieren Sie bereits von einem sicheren, versionskontrollierten Zugriff auf Ihre technischen Daten. Aber was passiert, wenn diese Daten Ihren Vault verlassen müssen?

Unabhängig davon, ob Sie mit Lieferanten, Kunden oder Projektpartnern zusammenarbeiten, ist der externe Austausch von Dateien oft eine manuelle, fehleranfällige und zeitaufwändige Aufgabe. Hier kann ein Übermittlungsworkflow einen echten Unterschied machen.

Das Problem: Teilen, ohne die Kontrolle zu verlieren

Vault eignet sich hervorragend für die Verwaltung der internen Zusammenarbeit - die externe Dateifreigabe stellt jedoch eine Reihe von Herausforderungen dar:

• Inkonsistente Exporte: Verschiedene Benutzer können Dateien manuell unterschiedlich sammeln, was zu inkonsistenten oder unvollständigen Paketen führt.
• Veraltete Revisionen: Es gibt keine Garantie dafür, dass die gesendeten Dateien auf dem neuesten Stand sind, es sei denn, die Benutzer überprüfen jede Version doppelt.
• Mangelnde Nachvollziehbarkeit: Wer hat was, wann und mit wem geteilt? Manuelle Prozesse hinterlassen selten einen klaren Prüfpfad.
• Kein Standardformat: Senden Sie die native Datei? EIN PDF? Eine ZIP-Datei mit Zeichnungen und Metadaten?Die Standards variieren, je nachdem, wer die Arbeit erledigt.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie nicht allein - und es gibt einen besseren Weg.

Die Lösung: Strukturierte Übermittlungen in Vault

Ein Transmittals-Workflow für Vault löst diese Probleme, indem er den Freigabeprozess direkt in Ihrer bestehenden Umgebung formalisiert. So hilft er Ihnen:

1.) Die richtigen Dateien verpacken - automatisch

Benutzer können Transmittals erstellen und ihnen Dateien zuweisen und festlegen, welche Ausgabeformate enthalten sein sollen (z. B. nativ, PDF, DXF). Referenzen wie untergeordnete Komponenten und verwandte Dateien können mit nur einem Kontrollkästchen einbezogen werden.

2.) Senden Sie mehr als nur CAD

Eine der leistungsstärksten Funktionen dieser Lösung ist die Fähigkeit, CAD-Dateien automatisch in neutrale Formate zu übersetzen, wie z. B.:

• PDF zur einfachen Ansicht und Archivierung
• DXF für die Verwendung in der Fertigung
• Andere unterstützte Formate, abhängig von Ihrer Vault-Konfiguration

Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Empfänger Dateien erhalten, die sie öffnen und verwenden können - selbst wenn sie keinen Zugang zu Ihrer ursprünglichen CAD-Software haben.

3.) Integrierte Validierung vor der Veröffentlichung

Bevor eine Übertragung abgeschlossen und gesendet werden kann, stellt das System sicher, dass alle Dateien auf dem neuesten Stand sind (oder die Benutzer müssen bestätigen, wenn sie ältere Versionen senden möchten).

Dadurch wird das Rätselraten beseitigt und sichergestellt, dass nur genehmigte, relevante Daten versandt werden.

4.) Automatische Generierung von Deckblättern

Jede Übermittlung enthält ein generiertes PDF-Deckblatt, das den Inhalt zusammenfasst - perfekt für die Empfänger und zur internen Dokumentation.

5.) Ausgabe eines versandfertigen ZIP-Archivs

Nach der Veröffentlichung übersetzt und kompiliert ein Hintergrundjob die ausgewählten Dateien und Metadaten in ein strukturiertes ZIP-Archiv. Alles ist konsistent, nachvollziehbar und einfach zu versenden.

6.) Alles im Tresor archivieren

Die resultierenden ZIP- und PDF-Deckblätter werden direkt in Vault in einem speziellen Ordner gespeichert und mit einem Historienelement verknüpft, so dass ein Prüfpfad erhalten bleibt und die Wiederverwendung oder das erneute Versenden mit Sicherheit möglich ist. Sie können jederzeit nachvollziehen, was, von wem, an wen und wann gesendet wurde...

Hochgradig anpassbar & auf Vault-Standards aufgebaut

Diese Lösung erfordert keine komplexen Integrationen, die mit jeder neuen Vault-Version neu kompiliert und aktualisiert werden müssen. Sie basiert vollständig auf dem Erweiterungsmodell von Vault und COOLORANGE powerJobs, was eine von der Vault-Version unabhängige Anpassung ermöglicht:

1.) Verwendet powerJobs Client, um die Vault-Oberfläche mit Dialogen und Registerkarten für Übertragungen zu erweitern

2.) Verwendet powerJobs Processor, um die ausgewählten Dateien zu übersetzen, Deckblätter und ZIP-Archive zu erzeugen

3.) Verwendet Custom Objects, um Übertragungen nativ in Vault darzustellen

4.) Integriert mit Vault Lebenszyklen, Kategorien und Eigenschaften

5.) Vollständig anpassbare PowerShell-Skripte ermöglichen es Ihnen:

• Anpassen der Transmittal-Struktur
• Ändern der Dateiauswahllogik
• Hinzufügen zusätzlicher Metadaten oder Ausgaberegeln

Ob Sie das Berichtslayout ändern, Ordnerziele anpassen oder Workflows für verschiedene Geschäftsbereiche adaptieren möchten - die gesamte Lösung ist offen und anpassbar.

Anwendungsfälleaus der Praxis

Dieser Workflow ist ideal für:

• Produktlieferungen an Kunden
• Einreichung von Entwurfspaketen bei Auftragnehmern
• Genehmigungsanträge an externe Berater
• Koordination von Lieferanten für die Herstellung oder Fertigung

Unabhängig davon, ob Sie einmal senden oder über mehrere Runden hinweg iterieren, helfen Ihnen Transmittals, alles standardisiert, konform und prüfbar zu halten.

Sprechen wir über Ihre Herausforderungen bei der Dateifreigabe

Jedes Team tauscht Dateien mit externen Partnern aus - aber die Art und Weise, wie das geschieht (und wo die Probleme liegen), ist bei jedem anders.

Bevor wir etwas installieren, würden wir gerne verstehen:

• Wie Sie derzeit Daten außerhalb von Vault freigeben
• Mit welchen Herausforderungen Sie konfrontiert sind (z. B. veraltete Dateien, manuelle Schritte, Lücken in der Nachvollziehbarkeit)
• Wie Ihre ideale Lösung aussehen würde

Unser Transmittals-Workflow ist flexibel und anpassbar - aber was noch wichtiger ist: Er wurde entwickelt, um Probleme aus der Praxis zu lösen. Aus diesem Grund beginnen wir mit einem Gespräch, nicht mit einer Installation.

Wenn Sie mit inkonsistenten oder manuellen Datei-Übergaben zu kämpfen haben, lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir Ihnen helfen können - und ob es die richtige Lösung für Ihren Prozess ist.

Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um ein kurzes Gespräch zu vereinbaren - ohne Verpflichtung, nur um zu sehen, was möglich ist .